NOTIFICACION DE PRIVACIDAD
ESTA NOTIFICACIÓN DESCRIBE COMO SU INFORMACIÓN DE SALUD PROTEGIDA PUEDE SER USADA Y/O DIVULGADA Y COMO USTED PUEDE TENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN. POR FAVOR LEALA CON CUIDADO.
SI USTED QUIERE COPIA DE ESTE DOCUMENTO EN INGLES, POR FAVOR COMUNIQUESE A LAS OFICINAS CENTRALES DE DELTA DENTAL OF PUERTO RICO, INC.
Esta notificación se expide en cumplimiento con la Ley Federal P.L. 104-191 conocida en inglés como "Health Insurance Portability and Accountability Act of 1996" y su regla de privacidad (45 Code of Federal Regulations Partes 160 y 164)
Uso y divulgación de su información sobre salud o condición médica
Toda la información sobre su salud o condición médica puede ser divulgada a los dentistas, quienes constituyen el grupo de proveedores participantes de Delta Dental of Puerto Rico, Inc. (en adelante Delta), para distintos propósitos tales como el tratamiento, pago por reclamaciones y operaciones. A modo de ejemplo, su dentista podría requerir directamente de nosotros, o a través de nuestro asociado de negocios, el tipo de tratamiento a usted brindado y la fecha en la cual se le ofreció dicho tratamiento para poder determinar si el nuevo tratamiento a ofrecerse está cubierto por su plan dental. Al momento de realizarse algún pago, divulgamos su información para determinar si su cubierta cubre el costo del tratamiento o visita que usted, su cónyuge o sus dependientes hayan recibido o vayan a recibir. Esta divulgación puede incluir lo siguiente:
- Determinar su elegibilidad o cubierta para proveerle tratamiento - El coordinar beneficios con otras cubiertas de otros planes médicos o dentales.
- Para poder determinar el costo de compartir cantidades o cubiertas con otros planes médicos o dentales.
- Adjudicar reclamaciones de beneficios de salud.
- Proceso de facturación de primas
- Evaluar los servicios ofrecidos por los proveedores
- En la administración de las reclamaciones
- Revisar los servicios de salud con respecto a las necesidades médicas o dentales
- Revisión de servicios de salud a la luz de sus cubiertas de acuerdo al contrato suscrito entre usted y Delta Dental of Puerto Rico, Inc.
Los siguientes son algunos ejemplos de personas a las cuales Delta le podría divulgar su información de salud protegida (ISP), pero no se limita a estos casos solamente: - Proveemos su información a su dentista para cualquier reclamación sobre beneficios o cubierta de su seguro
- Su información personal es divulgada a nuestros abogados para propósitos de cobro de dinero de primas adeudadas a Delta por usted o su patrono así como casos en los cuales el pago o el ofrecimiento de servicios sea cuestionado;
- Su información personal y/o información de procedimientos dentales es ofrecida a nuestros consultores para determinar si dicho servicio está cubierto por su póliza;
- Su información es provista a una compañía dedicada a la digitalización o conversión de información a modo electrónico para que ésta sea transferida de la cinta magnética donde está grabada a un disco compacto digital. (Ver 45 CFR secciones 162.103, 164.501).
La información personal que usted recibe sobre sus servicios dentales, la cual constituye información de salud protegida, puede ser ofrecida sin requerir su autorización o consentimiento en los siguientes casos:
- Cuando una entidad del gobierno estatal o federal nos solicita la información para determinar si ha habido fraude y realiza investigaciones según lo permite la ley que creó dicha entidad gubernamental;
- A una entidad de salud que esté autorizada por ley o reglamento a recibir o solicitar la información sobre los suscriptores;
- Solicitar información sobre un individuo bajo la jurisdicción de la Administración de Alimentos y Drogas de los Estados Unidos de América (Food and Drug Administration); - Cuando la junta examinadora de dentistas solicite la información para ser empleada en un procedimiento disciplinario contra un dentista por motivo de una querella por servicios profesionales o impericia profesional;
- Cuando su información sea solicitada por un tribunal o agencia administrativa con facultades para emitir resoluciones cuasi judiciales y la divulgación se limite a aquella solicitada;
- Su información de salud puede ser ofrecida a otras personas o entidades, con excepción de las aquí mencionadas, siempre y cuando usted así lo autorice o consienta por escrito o cuando exista alguna ley o reglamento federal o estatal que así lo autorice. De tener alguna duda sobre que otras entidades tienen derecho a revisar su información de salud, refiérase al Código de Reglamentación Federal (conocido por sus siglas en inglés como "CFR") Tomo 45 sección 164.512
Sus Derechos (derechos del suscriptor y/o paciente)
Usted como suscriptor de Delta tiene los siguientes derechos:
- Usted puede solicitar que se restrinja el uso y/o la divulgación de su información personal en ciertos casos.
- Usted puede recibir comunicaciones o correspondencia sobre su información de salud protegida mediante diferentes métodos de envío y en cualquier lugar según usted lo solicite (papel, forma electrónica, fax, dirección distinta a la de los demás dependientes, etc.);
- Usted puede revisar y fotocopiar su información de salud en cualquier momento, mediante el pago del importe correspondiente, según establecido en nuestro libro de políticas administrativas. Dicha petición debe hacerse por escrito en una hoja de papel 8 ½ x 11 firmada y fechada por usted;
- Usted tiene derecho a solicitar un desglose de a quienes, cuando y como Delta le ha provisto información confidencial sobre su salud, hasta un máximo de seis años previos a su petición. Este desglose no incluye aquella información empleada para el pago de tratamientos o servicios recibidos por parte de su dentista; la solicitud se hará mediante notificación escrita que establezca la razón por la cual se objeta dicha restricción.
- Usted puede solicitar enmiendas o modificaciones a su información de salud de conformidad con el Código de Reglamentación Federal en su tomo 45 sección 164.526. Delta se reserva el derecho de objetar o denegar su solicitud mediante documento escrito y usted tiene derecho a replicar dicha objeción o denegación;
- Usted puede solicitar que toda información que le sea enviada por medios electrónicos, le sea enviada en papel también;
- Usted puede presentar cualquier tipo de querella por violaciones a la reglamentación federal o estatal vigente que implante HIPAA en nuestras oficinas (véase más adelante la dirección a donde enviarlo) o directamente al Secretario de Salud y Servicios Humanos de Estados Unidos de América. Delta no tomará ningún tipo de represalia contra usted al presentar dicha querella o reclamación.
- Usted tiene el derecho de revisar esta notificación o solicitar una copia de ésta antes de firmar algún consentimiento o autorización de divulgación de información sobre su salud; - Usted puede autorizar a la divulgación de cierta información sobre su salud, dicha autorización deberá estar firmada y fechada por usted o su representante legal. La falta de fecha y/o firma invalida el documento.
- Usted puede revocar por escrito, en cualquier momento, el consentimiento o autorización por usted dado.
- Delta le entregará a su solicitud, una copia de toda autorización que usted realice en la cual usted apruebe la divulgación de su información de salud. De tener alguna duda sobre sus derechos, puede examinar el Código de Reglamentación Federal Tomo 45 secciones 164 y siguientes.
Deberes de Delta Dental of Puerto Rico, Inc.
Delta tiene la obligación de mantener toda la información de salud suya en estricta confidencialidad, con excepción de lo aquí mencionado.
- Delta se compromete a cumplir con la reglamentación federal o estatal vigente que regule e implante HIPAA, el reglamento en vigor del Departamento de Salud y Servicios Humanos y/o la ley o el reglamento del Comisionado de Seguros de Puerto Rico así como con la política establecida en esta notificación y aquel consentimiento firmado por el asegurado o suscriptor.
- Delta se reserva el derecho de modificar su política así como los términos establecidos en esta notificación y de realizar una nueva notificación con dichos nuevos términos.
- Delta puede rechazar una solicitud de restricción a la divulgación de la información sobre su salud. El rechazo de la solicitud se hará mediante notificación escrita que establezca la razón por la cual se objeta dicha restricción.
- Si Delta acuerda restringir la divulgación de su información de salud, esta puede dejarse sin efecto cuando usted haya revocado la restricción por escrito.
- Delta puede rechazar su petición de revisar su información privada sobre su salud basada en lo dispuesto en 45 CFR sección 164.524 incisos a (2) (i) al (v) de dicho reglamento referente a la seguridad y privacidad de su información.
- Delta puede requerir a usted el pago de costos razonables por la reproducción, franqueo y/o preparación de un resumen de lo solicitado.
- Toda denegación realizada por Delta deberá ser de forma escrita y basada en fundamentos establecidos por la reglamentación aquí mencionada.
- Delta puede rechazar su petición de enmendar su información de salud basado en lo dispuesto en 45 CFR 164.526.
- Si Delta accede a enmendar la información sobre su salud, dicha enmienda deberá realizarse dentro de un término de 60 días e informarle por escrito de tal acto. De la misma forma, Delta deberá informar sobre esta enmienda a aquellas personas por usted mencionadas y/o aquellos que compartan dicha información con Delta o cualquier otro asociado de negocios que se contrate.
- Toda denegación a cualquier solicitud que usted haga deberá ser informada dentro de un término de tiempo razonable, entendiéndose dentro de 60 días contados a partir de su solicitud.
- Delta viene obligada a incluir en su expediente de información sobre su salud todo comunicado o petición suya ya sea solicitando información o enmendando la creada por Delta.
